TMS vertrekt: regel het toezicht vóór de volgende opnamen

Een vertrekkende collega kan meerdere rollen achterlaten

Maak bij de vertrekbespreking twee afzonderlijke werkpakketten: de overdracht van patiënten en behandeluren, en de overdracht van het stralingsbeschermingstoezicht. Een opvolger voor het eerste pakket hoeft niet degene te zijn die het tweede overneemt. Vraag de vertrekkende collega welke terugkerende werkzaamheden, open vragen en externe contacten aan de TMS-rol verbonden zijn.

Deze publicatie gaat over continuïteit van die organisatierol. De voorwaarden waaronder een assistent een individuele röntgenopname mag uitvoeren, staan in ons afzonderlijke artikel over scholing, opdracht en toezicht. Gebruik de overdracht dus niet om bestaande assistentenautorisaties stilzwijgend uit te breiden.

Onderscheid een nieuwe aanwijzing van tijdelijke waarneming

De KNMT-praktijkrichtlijn Radiologie in de mondzorgpraktijk, herziening 2026, legt de eindverantwoordelijkheid bij de ondernemer. Die benoemt de TMS schriftelijk en legt taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vast in het KEW-dossier. De rol vraagt een TMS-diploma tandheelkunde basis; voor toezicht op CBCT is ook het bijbehorende aanvullende diploma nodig. De rol is niet uitsluitend voorbehouden aan de behandelende tandarts.

Paragraaf 5.5 gaat uit van fysieke aanwezigheid van de aangewezen TMS tijdens radiologische handelingen. Bij afwezigheid kan deze tijdelijk een andere medewerker met een geldig TMS-diploma als waarnemer aanwijzen; ook dat wordt schriftelijk vastgelegd. Gebruik bij definitief vertrek daarom niet eindeloos een tijdelijke afspraak, maar organiseer een nieuwe aanwijzing door de ondernemer.

Een algemene mogelijkheid tot toezicht op afstand is niet het hele antwoord

De ANVS licht in haar bericht van 25 augustus 2023 toe dat voor toepassingen met een beperkt risico onder voorwaarden toezicht op afstand mogelijk is. Ook een ingehuurde TMS kan een werkverband met de onderneming hebben. De KNMT benoemt deze minder bindende algemene invulling, maar beschrijft voor de mondzorgpraktijk de hiervoor genoemde aanwezigheid.

Maak van de algemene ANVS-uitleg daarom geen automatische roosteroplossing voor de tandartspraktijk. Laat een voorgenomen afwijkende inrichting vooraf inhoudelijk beoordelen aan de hand van de toepasselijke regels, registratie- of vergunningsvoorwaarden en beroepsrichtlijn. HR kan de voorwaarden inventariseren, maar geeft zelf geen stralingskundige vrijgave.

Plan één overdrachtsmoment vóór de laatste werkdag

Laat praktijkhouder, vertrekkende TMS en beoogde opvolger samen de overdracht voorbereiden. Kies een datum waarop de opvolger de werkzaamheden daadwerkelijk kan overnemen. Maak zichtbaar of er tussen de laatste inzet van de vertrekkende collega en die datum nog opnamen gepland staan. Een overlappende inwerkperiode kan nuttig zijn; een onbenoemde tussenperiode vraagt een besluit.

Gebruik het bestaande KEW-dossier en de huidige werkafspraken. Noteer waar de opvolger het actuele overzicht vindt en laat open werkzaamheden voorzien van een eigenaar en opvolgdatum. Bewaar de oude aanwijzing als onderdeel van de historie en maak de actuele verantwoordelijkheid ondubbelzinnig herkenbaar. Voorkom een tweede map die na de overdracht een andere stand van zaken toont.

• Welke persoon neemt het toezicht over, vanaf welke datum en voor welke locatie?
• Sluiten de gecontroleerde diploma's aan op de gebruikte toepassingen?
• Welke controles, instructies of afwijkingen vragen nog opvolging?
• Hoe bereikt de opvolger de betrokken stralingsbeschermingsdeskundige?
• Wie beslist over de agenda als de overname niet tijdig rond is?

Controleer aanwezigheid op het niveau van een werkblok

Leg het rooster van de aangewezen TMS en eventuele waarnemer naast de geplande radiologische werkzaamheden. Kijk ook naar pauzes, werkzaamheden op een andere vestiging en het einde van een dienst. Een naam bovenaan een weekrooster maakt nog niet duidelijk wie op dinsdagmiddag de rol vervult.

Test de afspraken met twee situaties: de opvolger wordt ziek vóór opening en de TMS moet onverwacht eerder vertrekken. Wie ontvangt het signaal, wie controleert een beschikbare waarnemer en wie informeert de behandelaren? Leg vooraf vast dat een onopgelost toezichtsvraagstuk tot beoordeling en zo nodig aanpassing van de agenda leidt. Laat een assistent dat conflict niet alleen oplossen terwijl de patiënt al klaarstaat.

Sluit af met een controle op de eerste werkdag

Vraag de opvolger op de eerste werkdag om de afgesproken documenten, contactroute en open acties daadwerkelijk op te zoeken. Controleer of het team weet wie het aanspreekt en welke afspraak bij afwezigheid geldt. Een toegestuurd overdrachtsdocument is pas bruikbaar wanneer de betrokkenen ermee kunnen werken.

Plan na de eerste werkweek een korte terugblik. Zijn er werkblokken geweest met onduidelijke dekking, onbereikbare informatie of onverwachte werkzaamheden? Pas de praktische afspraken gericht aan en wijs een eigenaar aan voor resterende punten. Rond de overdracht pas organisatorisch af wanneer ook die opvolging is belegd.