Nieuwe zorgverlener aannemen: waarom één controle nooit genoeg is

De vergewisplicht gaat over eerder functioneren

Artikel 4 van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg bepaalt dat een zorgaanbieder die een instelling is, zich ervan moet vergewissen dat het eerdere functioneren van een zorgverlener niet in de weg staat aan diens inzet. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd noemt dit onderzoek verplicht voor zorgverleners die namens een zorginstelling gaan werken.

De controle geldt volgens de IGJ niet alleen voor werknemers. Ook bij zzp'ers, uitzendkrachten en gedetacheerden die met patiënten in contact komen, blijft de zorgorganisatie verantwoordelijk voor een zorgvuldige beoordeling. Een afspraak dat een bemiddelingsbureau de documenten controleert, neemt die verantwoordelijkheid niet weg.

VOG, BIG-register en referenties zeggen ieder iets anders

Een VOG laat zien dat Justis na screening op het gekozen functieprofiel geen bezwaar ziet tegen de functie. De IGJ maakt duidelijk dat een VOG voor bepaalde Wlz-, Jeugdwet- en intramurale ggz-instellingen verplicht is, maar niet automatisch voor iedere reguliere tandartspraktijk. Een praktijk kan, als dat voor de functie gemotiveerd is, een VOG wel als eigen risicomaatregel vragen. Alleen een VOG is nooit voldoende om aan de vergewisplicht te voldoen.

Een actuele BIG-registratie laat bij een tandarts zien of diegene de beschermde beroepstitel mag voeren en of zichtbare beperkingen of maatregelen gelden. Het BIG-register zegt er expliciet bij dat de werkgever zelf moet beoordelen of iemand ook bekwaam is. Voor mondhygiënisten en assistenten, die niet op dezelfde manier als tandartsen in het BIG-register staan, zijn diploma-, register- en bekwaamheidscontroles afzonderlijk nodig.

Referenties en informatie over het arbeidsverleden gaan over feitelijk functioneren. De IGJ kan Wkkgz-instellingen bovendien laten weten of zij over een zorgverlener een aantekening wegens een ernstige bedreiging voor de veiligheid heeft gemaakt. Zo'n aantekening is geen automatisch beroepsverbod, maar wel informatie die de praktijk in haar afweging moet betrekken.

De functie bepaalt welke bewijsroute nodig is

Bij een tandarts begint de formele controle bij identiteit en het actuele openbare BIG-register. Bij een mondhygiënist controleert de praktijk de beschermde opleidingstitel en de relevante diploma's. Bij een tandarts-, preventie- of paro-preventieassistent moet de controle aansluiten op de opleiding, het ABC-traject en de handelingen die de medewerker werkelijk gaat uitvoeren.

Een diploma of registratie vervangt nooit de praktijkbeoordeling van bekwaamheid. Andersom kan goede werkervaring een ontbrekende wettelijke registratie of vereiste opleiding niet repareren. De functiebeschrijving, taakdelegatie en dagelijkse inzet moeten daarom aansluiten op wat aantoonbaar is gecontroleerd.

• Tandarts: identiteit, actuele BIG-registratie, beperkingen, eerder functioneren en concrete bekwaamheid
• Mondhygiënist: identiteit, opleidingstitel, diploma, eerder functioneren en bevoegdheidsgrenzen
• Assistent: identiteit, opgegeven diploma of opleiding, relevante registerstatus en taakbekwaamheid
• Externe inhuur: dezelfde inhoudelijke controle, ook als een bureau documenten aanlevert

Werk met een controlebesluit in plaats van een documentenmap

Begin vóór de startdatum met een rolprofiel waarin de patiëntgebonden taken en eventuele voorbehouden handelingen staan. Controleer vervolgens identiteit en primaire bronnen. Voor een tandarts is dat het BIG-register. Voor een Nederlands diploma buiten het BIG-register kan de kandidaat een digitaal DUO-uittreksel aanleveren, waarvan de geldigheid controleerbaar is.

Vraag relevante referenties op en bepaal of navraag bij de IGJ nodig is. Als de praktijk een VOG verlangt, kies dan een screeningsprofiel dat bij de functie past en controleer de originele digitale of papieren VOG op juistheid en echtheid. Justis waarschuwt dat een foto, schermafbeelding of uitgeprinte digitale VOG daarvoor niet geschikt is.

Leg ten slotte vast welke bronnen op welke datum zijn gecontroleerd, door wie, welke afwijkingen zijn besproken en wie het inzetbesluit nam. Bewaar niet automatisch ieder ontvangen document. Registreer wat aantoonbaar nodig is en plan hercontrole van gegevens die kunnen wijzigen, zoals een BIG-registratie of interne bekwaamheidsautorisatie.

• 1. Beschrijf rol, taken en patiëntcontact
• 2. Stel de identiteit vast
• 3. Controleer registratie en diploma bij de oorspronkelijke bron
• 4. Onderzoek eerder functioneren met passende bronnen
• 5. Beoordeel of een VOG verplicht of als praktijkbeleid nodig is
• 6. Laat bevoegdheid en bekwaamheid inhoudelijk beoordelen
• 7. Leg besluit, controledatum en opvolgmoment vast

Maak de controle zwaarder waar het risico groter is

De wet schrijft niet één identieke checklist voor iedere functie voor. Een behandelaar die zelfstandig patiëntenzorg verleent, een assistent die voorbehouden handelingen in opdracht uitvoert en een baliemedewerker zonder zorgtaken vragen niet om precies dezelfde bronnen en beoordeling.

Een risicogerichte aanpak betekent niet dat de controle vrijblijvend wordt. De praktijk moet achteraf kunnen uitleggen waarom de gekozen bronnen passend waren en waarom de beschikbare informatie voldoende vertrouwen gaf voor de concrete inzet.