Een medewerker meldt zich ziek: wat leg je vast en wat juist niet?

Vraag alleen wat voor werk en bereikbaarheid nodig is

Een werkgever mag bij een ziekmelding niet vragen naar de diagnose of medische behandeling. De Autoriteit Persoonsgegevens maakt duidelijk dat medische gegevens bij de arbodienst of bedrijfsarts horen.

De praktijk mag wel praktische informatie vastleggen die nodig is voor de bedrijfsvoering en wettelijke begeleiding, zoals de vermoedelijke duur voor zover de medewerker die kan aangeven, lopende werkzaamheden, bereikbaarheid en afspraken over contact. Beperk toegang tot de mensen die deze informatie voor hun taak nodig hebben.

Vanaf week 6 ontstaat een vaste re-integratiestructuur

Bij langer verzuim maakt de bedrijfsarts of arbodienst uiterlijk in week 6 een probleemanalyse. Werkgever en werknemer maken uiterlijk twee weken daarna, dus doorgaans in week 8, samen een plan van aanpak.

Zij bespreken de voortgang vervolgens minimaal eenmaal per zes weken en stellen het plan bij wanneer dat nodig is. Deze documenten vormen later onderdeel van het re-integratieverslag.

• Week 1: ziekmelding, bereikbaarheid en eerste praktische afspraken
• Week 6: probleemanalyse door bedrijfsarts of arbodienst
• Week 8: plan van aanpak door werkgever en werknemer
• Daarna: minimaal iedere zes weken voortgang bespreken

Houd personeelsplanning los van het medische dossier

De planner moet weten dat iemand afwezig is en welke diensten of verantwoordelijkheden moeten worden overgenomen. Daarvoor is geen diagnose nodig. Gebruik een afwezigheidsstatus in de planning en bewaar re-integratieafspraken in een beperkt toegankelijk procesdossier.

De bedrijfsarts kan adviseren over inzetbaarheid, aanpassingen en opbouw. Vertaal dat advies naar werkbare afspraken zonder zelf medische conclusies te trekken. Een tijdelijke aanpassing kan bijvoorbeeld gaan over taken, uren, werktijden of werkplek.

Maak opvolging afhankelijk van een datum en eigenaar

Een verzuimprotocol werkt pas als duidelijk is wie meldt bij de arbodienst, wie contact onderhoudt, wie het rooster aanpast en wanneer de volgende stap moet plaatsvinden. Gebruik vaste termijnen, maar houd ruimte voor de individuele situatie en het advies van de bedrijfsarts.

Controleer bij een tijdelijk contract ook tijdig wat nodig is als de werknemer ziek uit dienst gaat. UWV beschrijft daarvoor afzonderlijke meld- en verslagverplichtingen.