Bepaal eigenaar, doelgroep en versie
Geef ieder protocol een duidelijke eigenaar en actualiteitsdatum. Leg vast voor welke rollen en locaties het geldt. Daarmee voorkom je dat teams verschillende versies gebruiken.
Koppel het protocol aan het juiste moment
Gebruik protocollen in onboarding, bij een proceswijziging of als onderdeel van een training. Maak duidelijk of alleen lezen voldoende is of dat een bevestiging, oefening of vervolgstap nodig is.
- Wie moet het protocol ontvangen?
- Wanneer moet het zijn gelezen of bevestigd?
- Welke toelichting of training hoort erbij?
- Wie volgt openstaande acties op?
Archiveer zonder historie kwijt te raken
Vervang verouderde versies in de actieve werkwijze, maar behoud waar nodig de historie. Zo blijft duidelijk welke afspraak op welk moment is gedeeld.